tugas front office 1 "materi yang terkait"

The First Guest Contact Is Important   

  didalam sebuah bisnis tamu adalah raja,  mencari keuntungan dari setiap penjualan kamar dan jika hotel ingin memiliki tamu tetap dalam jangka waktu panjang maka hotel harus memberikan pelayanan yang baik dan terhormat, karena dengan pelayanan yang kuantitatif akan mendatangkan tamu kembali kehotel.

     setiap tamu yang datang untuk pertama kalinya ke hotel banyak faktor yang membuat tamu mempertimbangkan saat melakukan pemesanan kamar,di antara banyak cara mendapatkan tamu yang setia dengan  memberikan pelayanan yang excellent pada saat melakukan registrasi pertama tamu, karena dalam proses ini akan menumbuhkan kesan pertama tamu terhadap hoteldan dapat memberikan dampak baik bagi hotel tersebut, bahkan saat tamu merasakan.  Bahkan ketika tamu menerima sapaan yang baik akan menjadikan  kontak pertamanya dengan hotel kemudian juga dapat menjadikan peran penting untuk membuat hubungan-tamu hotel yang lama. jadi kesan pertama tamu terhadap hotel saat pertama kali sangat lah penting sebagai awal mula proses bisnis yang panjang

     saat tamu datang ke hotel untuk melakukan poses reservasi atau registrasi, orang pertama yang di temui adalah front desk agent, untuk itu karyawan front office haruslah memberikan kesan pertama yang baik pada tamu dari awal dia atang hingga keberangkatan tamu. Tidak hanya karyawan front office seluruh karyawan harusalah bersikap baik, sopan dan profesional selama tamu tinggal di hotel.

     jika tamu tidak puas dengan pelayanan yang di berikan hotel pada pertama kali kedatangannya, itu akan membuat tamu enggan untuk datang kembali kehotel tersebut, terutama saat melihat front desk agent yang tidak melayani dengan sepenuh hati, tidak senyum dan memberikan greeting terbaik itu akan memberikan dampak buruk pada hotel dan tamu akan kehilangan minatnya tentang layanan hotel terutama akomodasi hotel tersebut.

     kesan pertama yang negatif akan memberikan dampak yang berlanjut kepada tamu selama dia menginap, meskipun para karyawan memberikan pelayanan yang cukup baik, tapi tamu tetap rentan menemukan kesalahan hotel.

     saat tamu memasuki pintu hotel yang pertama ia harapkan adalahh mendapat sapaan dan kesan pertama yang baik dan ramah tetapi setiap hotel memiliki aturan penyambutan tamu yang berbeda, bahkan dalam satu hotel memmiliki berbagai macam cara penyambutan tamu yang berbeda dari setiap karyawan, itulah yang membuat tamu tidak merasa osan dan jenuh selam aberada di hotel tersebut.

     membangun kesan pertama pada tamu untuk membangun bisnis yang panjang juga terkadang menjadi sebuah re-freshing bagi tamu yang lelah dan letih selama perjalanannya. seperti : 

1. Terjadwal perjalanan 
2. Tertunda jadwal 
3. Kehilangan bagasi 
4. Jet lag karena perjalanan di negara lain, 
5. Kurangnya pengaturan yang tepat dari makanan 
6. tujuan perjalanan yang asing 
7. Kurangnya pengetahuan tentang tujuan perjalanan, atau 
8. angkutan umum yang asing dll

     setelah melewati semua permasalan itu, tamu mengharapkan ketika dia masuk kedalam hotel mendapatkan keramahan dan pelayanan yang sangat baik dari semua karyawan, agar tamu dapat melupakan segala kelelahan dan menjadi kesegaran untuk tamu. jadi sebagai karyawan kantor depan harus siap menebar senyum dan memberikan keramahan agar tamu dapat melupakan sejenak rasa lelah selma di perjalanan.

     sebagian besar tamu yang datang telah membuat reservasi sebelumnya, tetapi tidak jarang juga tamu datang tanpa melakukan reservasi, biasanya tamu yang datang tanpa melakukan reservasi otoritas tidak mendapatkan kamar kosong dikarenakan overbook. Disini lah peran kantor depan sangat penting memberikan pengertiann kepada tamu tentang status kamar, dan memberikan masukan pada hotel lain yang berada di sekitaran hotel itu, bahkan karyawan kantor depan apat memberikan nomer telepon hotel lain kpada tamu dan membantu tamu untuk menemukan hotel lain jika tamu tidak mengetahui daerah tersebut.


     Seorang tamu bisa datang ke sebuah kota baru untuk menghadiri pertemuan bisnis, atau untuk wisata atau untuk alasan apapun. Tapi apa pun tujuan perjalanan ini, fasilitas penginapan dilengkapi diperlukan oleh setiap wisatawan. dan seorang tamu memrlukan pelayanan yang sesuai dengan kebutuhannya.


     Jadi setiap hotel harus menjamin kualitas layanan pertama. Para karyawan harus dilatih dalam etiket yang tepat dan cara yang mereka bisa menunjukkan perilaku ramah terhadap tamu dan menyambut mereka dengan cara yang menyenangkan.


     Setiap hotel harus memiliki pendekatan sendiri untuk menyambut dan menyapa tamu untuk melakukan kontak tamu pertama bermanfaat bagi kedua tamu dan hotel. Sebagai kontak tamu pertama adalah cara untuk memberikan jaminan tentang fasilitas penginapan terorganisir dengan baik dan pelayanan yang baik

refrensi materi ini di dapat dari: 
http://ehotelier.com/discussion/topic/87296-learn-why-first-guest-contact-is-so-important/ 


kesan pertama yang negatif akan 

tugas front office 1 "Rangkuman *Importance of The First Contact*"

Pentingnya Kesan Pertama Di hotel

          Kesan pertama tamu saat datang ke hotel adalah saat melihat front desk agent degan keramah tamahan, menyambut dengan kehangatan dan sepenuh hati saat tamu melakukan proses check-in sangat lah penting, tamu tidak akan memperhatikan komplain atau faslitas yang ada di hotel, melainkan bagaimana seorang hotelier melayani tamu dan peduli akan kebutuhannya selama dia menginap.
yang dimaksud dengan sambutan hangat adalah, saat tamu datang di sambut oleh karyawan-karyawan dengan penuh empati dan dapat merasakan seperti yang tamu rasakan, karena mungkin tamu merasa stress, letih bahkan jetlag selama di perjalanan untuk itu kita harus memberikan perhatian lebih untuk tamu, karena akan menjadikan pandangan hotel menjadi baik dimata para tamu.

selain itu proses registrasi juga salah satu proses penting dalam proses pertama hingga akhir tamu menginap di hotel,di proses registrasi ini front desk mendapatkan data tamu secara lengkap dan mencatat proses pembayaran tamu, dan selama tamu melakukan proses ini kita bisa berkomunikasi dan berinteraksi dengan tamu.

proses mencatat data tamu sangatlah penting sebagai guest history di sebuah hotel, mengidentifikasikan pembayaran tamu dan mencatat semua data-data tamu. terutama mencatat nama tamu dan mengejanya untuk memastikan benar sangatlah penting karena di setiap hotel banyak nama tamu yang sama, untuk itu lah sangat penting memastikan nama tamu dengan benar, dan untuk mewaspadai indikasi tamu yang tinggal dikamar lebih dari yang di data di registrasi.

proses pendataan tamu adalah sebagau berikut:

• tamu datang untuk melakukan registrasi
• frontdesk menyambut tamu
• front desk agent bertanya tentang pemesanan tamu
• tamu melengkapi proses registrasi
• front desk memeriksa dan mengecek kelengkapan kartu registrasi
• front desk agent melakukan proses pembayaran
• frnt desk memilih kamar yang sudah siap untuk tamu
• front desk menentukan kamar untuk tamu
• menyepakati harga kamar yang telah di tetapkan
• jika kedua belah pihak telah sepakat front desk agent akan menyiapkan kunci kamar untuk tamu.

setelah semua proses itu berlangsung dan tamu sudah menyelesaikan pembayaran dan registrasi secara  lengkap barulah tamu dapat masuk ke kamar yang sudah dia pesan.